Firmowa komunikacja e-mail

Nie ma nic odkrywczego w tym, że komunikacja online w firmie jest niezbędna dla prawidłowego jej funkcjonowania. Czym większą organizacją zarządzamy, tym istotniejsza jest rola odpowiedniego przepływu informacji. Nie zważając na rozmiar Twojego biznesu, zachęcamy, abyś wypróbował ze swoimi handlowcami działanie aktywnej komunikacji e-mail. Dobrym pomysłem na start jest prowadzenie firmowego lejka ogłoszeniowego. To szybki sposób na przekazanie aktualności i najważniejszych newsów branżowych. Raz w tygodniu powinniśmy robić research portali OZE (gram w zielone, globenrgia, portal oze, świat oze), aby wysłać interesujące linki naszym współpracownikom. Najlepszym dniem na wysyłkę będzie sobotnie popołudnie, ponieważ wtedy de facto dopiero mamy czas, aby na spokojnie przejrzeć i poczytać artykuły. Newsletter powinien pojawiać się cyklicznie, tak aby osoby, do których ma dotrzeć, spodziewały się wiadomości w swojej skrzynce e-mailowej konkretnego dnia i o określonej godzinie. Wysyłajmy ciekawostki, wiedzę technologiczną, zapowiedzi, nowe odkrycia… Umiejętności sprzedażowe są kluczem do generowania zysków, jednak wysoce wykwalifikowany handlowiec ma szerokie horyzonty i kompetencje. Dlatego do swoich kierowniczych obowiązków powinniśmy dopisać wspieranie naszego zespołu w branżowej edukacji i dobieraniu treści wysokiej jakości. Oprócz oczywistej zalety posiadania eksperckiej wiedzy i zwiększonej szansy na zaimponowanie klientowi w tym zakresie, nasz handlowiec czuje się pewniej we wszelkich zawodowych kontaktach. To my jesteśmy odpowiedzialni za wzniecenie ognia w naszych handlowcach. Na nas spoczywa obowiązek podsycania ich apetytu na prawdziwe znawstwo swojej branży i produktu. 

Drugim rodzajem kontaktu z naszymi handlowcami jest prowadzenie wewnętrznego e-mail marketingu. Niekiedy mylnie uważa się, że marketing zawsze kierowany jest tylko na zewnątrz. Rzeczywiście w większości firm tak jest, jednak nie możemy zapominać, że równie ważna siła tkwi w tym co wysyłamy do środka. Spójność i wspólnota organizacji zwiększają zaangażowanie, ogólny stan zadowolenia i satysfakcji z pracy oraz minimalizują ryzyko rotacji handlowców. Praktycznie w każdym przypadku warto poświęcić temu swoją uwagę. Jeśli będziemy wykonywać tę pracę konsekwentnie i skrupulatnie (lub inna odpowiedzialna za to osoba), to bardzo szybko zauważymy pierwsze efekty. Przekazywanie informacji, budowanie lojalności oraz motywowanie handlowców to jedne z podstawowych zadań, jakie ma przed sobą osoba tworząca strategię wewnętrznej komunikacji. Jakie są jej dokładne zastosowania w mniejszym i większym przedsiębiorstwie? Dzięki niej m.in.: 

  • informujemy pracowników o wszelkich nowościach, zmianach, planach oraz sukcesach; – nowym pracownikom przybliżamy strategię oraz wizję firmy, pracownikom o dłuższym stażu przypominamy o naszych wartościach i podsycamy ich motywację;
  • udostępniamy zainteresowanym materiały szkoleniowe, prezentacje, notatki;
  • przekazujemy zestawienia wyników sprzedażowych za kolejne okresy oraz inne raporty; 
  • zbieramy uwagi i sugestie; 
  • zapraszamy do udziału we wspólnych wydarzeniach: imprezach firmowych, spotkaniach integracyjnych, jubileuszach i wydarzeniach okolicznościowych.

Skuteczna komunikacja wewnętrzna to dobry obieg informacji w firmie. Dzięki niej pracownicy nie dowiadują się o ważnych sprawach z zewnątrz, z mediów społecznościowych czy prasy. Otrzymują je z pierwszej ręki, a to sprawia, że czują się integralną częścią społeczności naszej organizacji. 

E-mail marketing to okazja do bardzo szybkiego działania i dotarcia do wszystkich w tym samym czasie. Wyjątkowo pozytywny wpływ ma otwartość na sugestie handlowców – wtedy, gdy społeczność ma realny wpływ na to, co dzieje się w firmie, a jej głos jest słyszalny i brany pod uwagę. Sprawmy, aby handlowcy mogli odpowiadać na otrzymane wiadomości i wyrażać swoje zdanie, np. w ankietach, brać udział w konkursach i wychodzić z własną inicjatywą. Warto więc co jakiś czas np. zadać zespołowi pytanie otwarte odnośnie do opinii o przedstawionym kierunku rozwoju, strategii na najbliższy czas czy mniej istotnych kwestiach, które były ostatnio podnoszone. Takie działanie umacnia poczucie wspólnoty oraz wpływu na to, co dzieje się w przedsiębiorstwie. Firma, która słucha swoich handlowców, to coś pożądanego na współczesnym rynku pracy. To z pewnością jedna z wartości, jakich obecnie większość kandydatów oczekuje od potencjalnego pracodawcy. Wspomniane wyżej sposoby komunikacji można ze sobą połączyć lub prowadzić jako oddzielne – w zależności od typu i ilości udostępnianej treści. Warto, aby w całym procesie panował porządek oraz by rodzaj otrzymywanej korespondencji był dla handlowca  intuicyjny i łatwy do sklasyfikowania.